lunes, 11 de diciembre de 2017

FASES DEL PROCESO DE CAMBIO EFICAZ



 FASE I: Conclusión

En el último párrafo del post anterior, mencioné el análisis FODA. Personalmente, no creo que determinar la Situación Actual como punto de partida de un proyecto futuro de cambio, mejora e innovación, requiera de tanta y tan detallada información, como la que surge de la aplicación de esa técnica de análisis.

Pienso que tanta data no se justifica para la ocasión. Lo que sí se requiere es una evaluación, más o menos general que permita identificar realmente los cuatro o cinco hechos, aspectos, o situaciones, que es necesario cambiar y mejorar de cara al futuro y determinar, con cierta precisión, “cómo se vislumbra ese  futuro deseado”. Es hacia donde veo indispensable orientar el proyecto de mejora e innovación y, cómo poner en acción a todos aquellos que deberán estar implicados.

Insisto, todo “Proceso de Cambio y Mejora”, debe descansar y robustecerse, construyendo sobre el cometido de maximizar todas las fortalezas que la organización posee. Esto, en lugar de como es lo más común, ocuparse de minimizar el impacto negativo de las debilidades. Este último enfoque tradicional, solo conduce a la obtención de resultados mediocres.

Poner el foco en las fortalezas, es un planteamiento relativamente reciente, que considero muy importante, clave. Se trata de identificar: dónde, de verdad, es necesario poner el foco del esfuerzo por mejorar y ver con cuales fortalezas se cuenta para realizarlo de manera exitosa.

Durante el período de Transición, desde situación actual a la deseada, es esencial reconocer y realizar ajustes diversos que deberán ejecutarse en los diferentes ámbitos implicados, tal y como son: a) Cambios en las personas. b) Mejoras dentro de los equipos y grupos de trabajo.  c) Disponer de una visión clara acerca de ¿a dónde se quiere llegar y cómo? d) Contar con políticas de apoyo para conseguir fortalecimiento interno.  e) Tener clara la situación actual ¿desde dónde se parte? f) Determinar necesidades y recursos necesarios. g) Diseñar estategias y tácticas para alcanzar objetivos intermedios. h) Afianzar e internalizar el proceso de cambio y superación. i) Cambios y mejoras en equipos, tecnologías y maquinarias, según aplica. j) Diseñar y desarrollar nuevos procesos de trabajo y actuación. k) Monitoreo, control frecuente del progreso. l) Evaluación final, resultados obtenidos vs. esperados.

En mi opinión, lo señalado debe conformar el punto de partida de un “Proceso de Cambio Planificado” orientado hacia la mejora y avance  de la organización. Desarrollo al que me atrevo a mencionar como “ideal”, ya que permite a la empresa u organización, por un lado, pro-actuar anticipándose a hechos futuros. Y por el otro, obtener un mejor control sobre las actividades de avance, transición e innovación.

Teniendo claro lo anterior y, habiendo realizado las actividades señaladas, se está ya en condiciones de comenzar, lentamente pero con cierto ritmo asimilable por la organización el proceso de cambio y mejora. Es fundamental estar claro de que cada empresa u organización tiene un ritmo propio adecuado de aceptación, adecuación e incorporación al cambio. Ese ritmo se puede apurar, forzar, pero nunca demasiado, o la organización se desequilibrará y descontrolará.


FASE II

La segunda fase que es necesario llevar a cabo para ir avanzando de forma exitosa, se encuentra condicionada por los resultados e información derivados del Análisis y determinación de la Situación Actual (Fase I).

De todas formas y tomando en cuenta esos resultados, se ha comprobado en procesos de cambio planificado ya realizados, que existen pautas y acciones, identificadas como necesarias de ejecutar, que se han manifestado cuando se han estudiado y evaluado dichas realizaciones. Se ha corroborado su presencia y aplicación en cientos de ocasiones. Intentaré en el presente post y los que sigan, describir las mismas y los resultados que de ellas se esperan obtener.

 Es lógico pensar que de nuevo es  imprescindible,  al menos en los pasos iniciales de esta segunda fase, contar con el equipo de gerencia que realizó y precisó el análisis de la situación actual. Es de suponer que para estos momentos, dicho equipo se encuentra ya, dispuesto y deseoso de poner en marcha los cambios que han determinado como necesarios. 
El objetivo es conseguir que los cambios y acciones de apoyo comiencen a fluir adecuadamente interna y externamente. Esto sucederá dentro de un entorno que se irá volviendo, durante un tiempo al comienzo del proceso, cada vez en más enrarecido y complejo. De ahí, la importancia de derivar objetivos muy claros y medibles acerca de: qué es lo que realmente se quiere, idealmente complementado con, ideas sobre cómo hacerlo. 
En mis experiencias ha sido  factible conseguir, generalmente, un grupo inicial de seis a ocho personas con quienes comenzar el trabajo. La experiencia derivó en que conforme se iba avanzando se iban incorporando otros. Se consigue así, poco a poco, el apoyo y soporte de la gran mayoría de las personas dentro de la empresa, esencial para obtener su incorporación, y más relevante, el compromiso con el futuro deseado. Para lograrlo, es necesario llevar a cabo una serie de actividades que lo favorezcan.
Contándose ya con este pequeño “equipo inicial” y, con algunos más del siguiente nivel de gestión quienes han tenido la oportunidad de participar ya, indirectamente, a través de sus jefes. Es necesario ahora ejecutar sesiones de trabajo con la finalidad de: definir las características y las prácticas que será necesario modificar con la finalidad de ir incorporando las nuevas. Esto, tiene como objetivo adecuarse al cambio y obtener, desde el principio, provecho de aquellas que afectarán y producirán impacto relevante en la empresa-organización.
Deseo recalcar que es muy conveniente mostrar resultados y conseguir pequeños éxitos tempranos. Los mismos producirán un efecto motivador inicial esencial y mostrarán claramente que es posible ir, poco a poco, consiguiendo mayores éxitos y mejoras planificadas.
En esta Fase II, lo fundamental es, determinar con relativa precisión y amplitud,  la situación deseada: La nueva Visión de Futuro que determinará el enfoque y dirección de hacia donde se quiere avanzar en venideros años. A tal fin, creo indispensable realizar de forma clara, precisa, motivante y comprometedora las siguientes actividades clave, esenciales:
* Determinar la Visión de Futuro Deseado.  Lo que conlleva entre otros:

a.- Definir una Misión: Escribir una o dos oraciones que precisen ¿Cómo queremos ser y cómo queremos que se nos perciba en el futuro?  
 b.- Alineada con la Misión, definir, precisar una breve enunciación de Visión de futuro:     ¿A dónde queremos llegar y para cuándo?
c.- Identificar y definir algunos Valores. Pautas de comportamiento que regirán la organización y que se refieren a ¿Cómo queremos hacerlo?              
d.- Determinar algunas Estrategias, ejes de funcionamiento futuro. Al menos, para el período de transición. Debe culminarse precisando tres o cuatro objetivos claros, medibles, a lograrse.
e.- “Explicitar la nueva filosofía y cultura de funcionamiento de la organización”. Actividad esencial que lleva implícita la determinación del tipo de “Ideología, Cultura y Clima organizativo deseado”.


 El conjunto de cinco actividades descritas, es lo más importante a ser realizado por cualquier equipo directivo. Se trata de las actividades más relevantes para el éxito, salud y eficacia de cualquier tipo de organización, en cualquier ámbito y entorno. Las cinco conforman, a mi modo de ver y hacer, la verdadera determinación de una Visión de Futuro de una empresa. Esto si es realmente una clara y precisa Visión de Futuro.
Lo señalado deberá comenzar a desarrollarse poco a poco, y conseguir que al final del primer año, haya permeado e influido ya de manera positiva, en todo o casi todo, el personal y ámbito de la organización.  Se busca así, obtener la aplicación continuada de nuevas conductas, comportamientos, características, prácticas, tecnologías y muchas otras de impacto beneficioso.
Al realizarlo tal como lo venimos describiendo, se genera un clima y ambiente enriquecedor y novedoso de trabajo, muy ventajoso para toda la empresa- organización.

Aprovecho la oportunidad que me brinda la publicación de este Post para, dadas las fechas, desear a todos los lectores, y muy especialmente, a los que mes a mes leen lo publicado, para desearos
¡FELICES FIESTAS NAVIDEÑAS Y QUE EL AÑO 2018 SEA PROSPERO Y DE ÉXITO PARA TODOS!

No hay comentarios: